GARANZIA GIOVANI | AULA
Segreteria amministrativa
TITOLO CORSO
Gestione e organizzazione delle attività di segreteria
FIGURA PROFESSIONALE
L’operatore per l’organizzazione e gestione delle attività di segreteria, accoglienza e informazioni è una professionalità che è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni, e può avere diversi livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione in contesti diversi: da addetto front office o addetto battitura testi o centralinista o addetto protocollo fino a segretaria di direzione o responsabile di segreteria.
CONTENUTI DEL CORSO
Normativa di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore: Approccio alla prevenzione e normative. I soggetti del sistema di prevenzione e protezione. Criteri e strumenti per la valutazione del rischio. Norme e sicurezza sul lavoro. Norme igiene sul lavoro e valutazione del rischio. Ricadute applicative del DVR.
La comunicazione efficace in azienda: La comunicazione verbale, non verbale e paraverbale. La comunicazione interpersonale. Gli stili comunicativi. La comunicazione interna e i problemi di relazione. Gestione della comunicazione nelle diverse situazioni di lavoro. La gestione di una riunione. La comunicazione telefonica.
Time management e Problem Solving: La gestione del tempo. La gestione degli appuntamenti. Analisi di problemi e difficoltà nella gestione del tempo: casi pratici. La soluzione dei problemi: Il Problem Solving. Definizione di obiettivi e risultati. Concetto di importante e urgente: casi pratici.
Tecniche di segreteria: Organizzazione del lavoro e struttura aziendale. Inquadramento del ruolo professionale Le specifiche mansioni della Segretaria. Organizzazione di riunioni e trasferte. Definizione e aggiornamento del calendario degli appuntamenti. Predisposizione di supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali. Gestione della prenotazione e acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti. Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica. Tipologie di servizi per viaggi d’affari per organizzare riunioni e trasferte. La gestione della privacy e dei dati: Come informare, quando chiedere il consenso. Adozione delle misure di sicurezza fisica, logica, rispetto delle procedure. Privacy: invio di fax, mail, telefonate, stampa documenti, rapporti con i clienti. Uso delle dotazioni aziendali. Gestione CV
Gli strumenti informatici per il lavoro d’ufficio: I principali software applicativi d’ufficio: fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc. La scansione dei documenti. L’archiviazione dei documenti digitali.
Procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento: Tipologie delle principali attrezzature e strumenti d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.). Comportamenti e pratiche nella manutenzione ordinaria di strumenti e attrezzature. Procedure e tecniche di monitoraggio. Procedure e tecniche per l’individuazione e la valutazione del malfunzionamento.
La gestione dei clienti e dei fornitori: La gestione dei clienti. La gestione dei fornitori. Gli ordini di acquisto. Gli ordini dei clienti. La documentazione da redigere.
Tecniche di archiviazione e classificazione di documenti e dati: Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati. L’archiviazione e la registrazione contabile. I documenti contabili. Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e registrazione. I documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture). L’aggiornamento di schede e tabelle relative a clienti e fornitori.
DESTINATARI
Età compresa tra i 17 e i 29 anni.
Non essere impegnati in un’attività lavorativa né inseriti in un corso scolastico o formativo
DURATA CORSO
2oo ore
SEDI DI SVOLGIMENTO
Taranto: Via Sorcinelli, 48 – tel. 099.7353336
Bari: Via Amendola 162/1 – tel. 080. 548.1.055
ISCRIZIONI
Online
In sede
Per iscriversi è necessario recarsi personalmente presso la sede di Programma Sviluppo nei seguenti orari:
dal lunedì al giovedì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.30 alle 16.30
il venerdì dalle 9.00 alle 13.00
ATTESTAZIONE FINALE
Dichiarazione degli apprendimenti
Al completamento del percorso formativo sarà corrisposto un bonus di frequenza pari a un euro l’ora.